会社の業績アップとともに、事業規模拡大を検討する人も多いでしょう。これまでよりも多くの社員を雇って取引先も増やせば、さらなる業績アップも見込めます。その際、現在のオフィスだと手狭になるため、オフィス移転が必要です。ただ、オフィス移転が初めてだと、準備や手続きがよく分からない人もいるかもしれません。本記事では、オフィス移転に必要な準備や手続きについて解説していきます。

移転先のオフィスを決める

まず、移転先のオフィスを決める必要があります。その際に、具体的に何を行えばいいのか見ていきましょう。

賃貸借契約の手続き

移転先の候補となる賃貸オフィスをいくつかピックアップし、内見などを行って、どこにするか決めましょう。

移転先の賃貸オフィスが決まったら、現在利用している賃貸オフィスを解約する必要があります。ここで注意が必要なのが、解約通知のタイミングです。大半の賃貸オフィスでは、退去日から起算して6ヶ月以上の期間を空けて解約通知をしなければなりません。これに合わせて、移転先のオフィスの入居日は6ヶ月以上先にする必要があります。

また、解約通知のタイミングは契約で定められており、必ずしも6ヶ月前までとはかぎりません。もっと早い場合もあるため、事前に旧オフィスの賃貸借契約の内容を確認しておきましょう。

内装工事の手配をする

入居時点での賃貸オフィスは何もなくまっさらな状態のため、オフィスとして使用するためには内装工事が必要です。移転先オフィスの賃貸借契約を済ませた後は、内装を考えて工事業者を選定しましょう。入居日の4～5ヶ月くらい前までには工事の手配を済ませておく必要があります。

それと併せて、旧オフィスの原状回復工事も必要です。

行政機関・インフラ・金融機関の手続き

オフィス移転後は会社の所在地の変更に伴って、行政機関やインフラ、金融機関などでの手続きが必要です。では、必要な手続きのうち主なものについて見ていきましょう。

行政機関での手続き

行政機関では、法務局や税務署、労働基準監督署、年金事務所などでの手続きが必要です。法務局では登記に関する手続きを行います。登記には本店所在地や支店所在地が記載されています。「本店移転登記申請書」または「支店移転登記申請書」を提出しましょう。

税金関係では税務署に「異動届出書」と「給与支払事務所等の届出」、都道府県税事務所に「事業開始等申告書」の提出が必要です。

労働基準監督署に提出する書類は「労働保険名称・所在地等変更届」です。提出期限が移転後10日以内と短いため、早めに済ませておきましょう。

年金事務所には「適用事業所所在地・ 名称変更届」を提出しますが、期限がさらに短く移転後5日以内です。

インフラの手続き

電気・ガス・インターネット・電話などの手続きは、移転先が決まった段階で済ませておく必要があります。工事が必要なものに関しては、移転後のできるだけ早い日程で予約しておきましょう。期間が空いてしまうと、その間はインターネットや電話が使用できないため注意が必要です。

また、旧オフィスでのインフラの解約手続きも済ませておきましょう。

金融機関での手続き

銀行やカード会社など、取引関係のある金融機関で所在地の変更手続きを行う必要があります。登記事項証明書を提出する必要があるため、法務局での手続きを終えた後に行いましょう。

必要なオフィス用品を揃える

移転先のオフィスで使用するオフィス用品も準備しておく必要があります。

現在使用しているものを持って行く

オフィス用品のうち、文房具類や事務用品などに関しては、現在使用しているものをそのまま持って行くのがおすすめです。オフィスの規模が大きくなるのに伴って、足りないものが出てくれば買い足しましょう。文房具類のような小さなものであれば、移転後に買い足しても手間はほとんどかかりません。

新たに用意する

デスクやチェア、ロッカー、書庫などの大きなオフィス用品に関しては、移転先に合わせて新しいものを用意するのがおすすめです。新しいデスクとチェアを使用することで、業務環境が良くなり仕事の効率も上がるでしょう。

また、広いオフィスに移転すれば、旧オフィスでは置きたくても狭くて置けなかったオフィス家具も置けるようになります。

オフィス用品レンタルを利用すると便利

オフィス用品を新たに用意する際に、購入以外にレンタルを利用する方法もあります。事業が順調に拡大しているのであれば、数年でまたオフィス移転が必要になる可能性が高いです。大きなオフィス用品を購入して使用している場合は、買い替えるのにコストがかさみます。大きなオフィス用品を移転先に持って行くのも手間がかかります。そのため、オフィス用品レンタルを利用するのが便利です。社員の増減に合わせてデスクやチェアを増やせるなどのメリットもあります。

まとめ

オフィス移転の際には、移転先と賃貸借契約を締結してから、旧オフィスの解約や内装工事の手配などが必要です。インフラの手続きも移転前に済ませておく必要があります。移転後は法務局や税務署、労働基準監督署、年金事務所、銀行、カード会社などでの手続きが必要です。

そして、必要なオフィス用品を揃えておきましょう。今後もオフィス移転をする可能性が高ければ、大きなオフィス用品は購入よりもレンタルを利用するのがおすすめです。