テレワークやリモートワークなどの導入に伴い、サテライトオフィスを開設する企業が増えています。サテライトオフィスの開設では、社員が仕事をする場所を新たに作るということで、相応の準備が必要です。できるだけ費用を抑えて、手間を少なくした上で行いたいと考えている経営者の方も多いでしょう。

ここでは、サテライトオフィスの開設で必要な準備について説明していきます。

サテライトオフィスとして使用する場所

まずはサテライトオフィスとして使用する場所が必要です。主に次のようなところを借りて利用します。

賃貸オフィス

賃貸オフィスは、通常のオフィスと同じように賃貸借契約を締結して利用するオフィスです。本社や支店などでも幅広く利用されています。

入居時点ではまっさらな状態のため、内装工事を行い設備や備品なども準備しなければなりません。敷金や礼金を支払う必要があり、火災保険料などもかかります。

自由度が高いことから賃貸オフィスを借りるのが望ましいですが、費用面で難しい場合もあるかもしれません。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、デスクやモニターなどが設置されている個室を利用できるオフィスのことです。個室は1人用のものから、数人程度で利用できる広さのものまであります。個室内は外部の人から見えないため、個人情報や企業秘密を扱う仕事も行えるでしょう。

コピー機などは個室外のスペースに設置されており、共同で使用できる仕組みです。Wi-Fiも利用できるため、自社で回線を契約する必要はありません。

利用料金は1ヶ月単位で支払うところが多く、賃貸オフィスと比べると安く済みます。費用を抑えた上で、一定のセキュリティも確保できるのが特徴です。

シェアオフィス

シェアオフィスは、大部屋を複数の企業で利用するタイプのオフィスです。フリーアドレス形式で、すぐ近くに他社の人もいる環境で仕事を行います。各利用者が自分専用として利用できるのは、デスクの作業スペースのみです。

レンタルオフィスと同様にWi-Fiが設置されており、共同で使用するコピー機なども設置されています。また、PCは特に用意されておらず、利用者が持ち込んで使用するようになっているところが多いです。

レンタルオフィスよりもリーズナブルな料金で利用できますが、後ろを通る人などに、PCの画面が見えてしまうこともあります。そのため、機密性の高い情報を扱う仕事にはあまり向きません。

OA機器・通信環境

サテライトオフィス開設の際には、次のようなOA機器を準備し、通信環境を整えておく必要があります。

PC

仕事で使用するPCが人数分必要です。シェアオフィスを利用する場合には、持ち運びしやすいようにノートPCを用意すると良いでしょう。

コピー機

賃貸オフィスの場合には、コピー機も必要です。使用頻度があまり高くない場合には、小型のものを選ぶと良いでしょう。

インターネット環境

賃貸オフィスの場合には、プロバイダーを契約して、Wi-Fiルーターを設置する必要があります。Wi-Fiルーターは、オフィスの広さに合ったものを選びましょう。

電話

電話に関しても、賃貸オフィスでは電話会社との契約が必要です。電話機そのものも用意しなければなりません。

レンタルオフィスやシェアオフィスでは、オプションで電話を利用できるところが多いです。電話番号も自社専用のものを使用できます。

オフィス用品

賃貸オフィスの場合には、次のようなオフィス用品も用意しておく必要があります。

デスク・チェア

仕事をするときに使用するデスクとチェアが人数分必要です。荷物などをあまり置かない場合には、デスクは引き出しなしの平机を選ぶのが良いでしょう。

また、フリーアドレス制にする場合には、会議用テーブルを使用する方法もあります。

オフィスキャビネット

書類などを収納しておくためのオフィスキャビネットも必要です。保管する書類の量などを考慮して、適度な大きさのものを選びましょう。

会議用テーブル

サテライトオフィスで会議をすることがある場合には、会議用テーブルも用意しておいた方が良いでしょう。

会議の頻度があまり多くなければ、デスクと共用にして費用を削減することもできます。

事務用品

印鑑やハサミ、カッター、クリアフォルダー、ホッチキス、穴あけパンチなどの事務用品を一通り揃えておきましょう。

最近ではペーパーレス化が進んでいるため、最低限のものだけあれば問題ありません。後から必要なものが出てきたら、買い足すと良いでしょう。

レンタルも上手に利用しよう

サテライトオフィスを開設しても、まだ長期間使用するかどうかは分からないでしょう。運用があまり上手くいかない場合には、早い段階で撤収することもあるかもしれません。上手く運用できた場合でも、他の場所に移転することもあります。

そのため、サテライトオフィスで使用するオフィス用品は、購入するよりもレンタルで利用するのがおすすめです。レンタルなら短期間でも利用できて、人数の増減にも対応できます。移転するときの手間も減らせるでしょう。

まとめ

賃貸オフィスでサテライトオフィスを開設する際には、OA機器やオフィス用品を用意し、通信環境なども整えなければなりません。レンタルオフィスやシェアオフィスと比べて自由度が高く、セキュリティの面でも安心ですが、コストが高くつくのが難点です。

一方で、オフィス用品を購入せずレンタルなどを利用すれば、コストを削減できます。サテライトオフィス開設の際には、かりとこのオフィス用品レンタルの利用を検討してみてください。