オフィスの立ち上げで、オフィス家具を用意する際に、購入する他にリースやレンタルなどの方法もあります。それぞれの調達方法の特徴と今後の展望や業態などを考慮した上で選ぶことが大切です。ここでは、オフィス家具を購入、リース、レンタルする場合についてメリットやデメリットなどを説明していきます。
オフィス家具を購入する
最初にオフィス家具を購入する場合について見ていきましょう。
購入するメリット
オフィス家具を購入するメリットは、自由度が高いことです。オフィスのコンセプトに合ったデザインで統一することも、機能性に優れたものを買い揃えることもできます。
また、購入したオフィス家具は会社の資産です。適切にメンテナンスをしながら使っていれば、長く使えます。加工するなど手を加えて使用することも可能です。
デザインなどにこだわりを持っている企業に向いているでしょう。
購入するデメリット
購入する場合のわかりやすいデメリットは、初期費用がかかることです。オフィス立ち上げの段階で資金に余裕のある場合でないと、オフィスを全部購入するのは難しいかもしれません。
また、購入したオフィス家具は会社の資産であることから、社内で費用や手間をかけてメンテナンスをする必要があります。古くなって廃棄する際に処分費用がかかる点もデメリットです。
オフィス家具をリースする
リースでオフィス家具を用意する場合のメリットとデメリットについて見ていきましょう。
リースのメリット
リースなら購入と違って高額な初期費用がかかりません。毎月リース料は発生しますが、大きな金額をまとめて支払うことはありません。リース料は毎月一定額であるため、資金計画も立てやすいでしょう。
故障や不具合などに備えて保険が付いているのもリースのメリットです。使用方法に問題がなければ、故障時に修理費用がかかることもありません。リース会社で定期的にメンテナンスを行ってくれるところもあります。
また、リースでは新品を使えるため、購入するのとさほど変わらないと感じる人も多いです。
リースのデメリット
リースは基本的に中長期の契約で利用するサービスです。1ヶ月や2ヶ月といった短期間の利用はできません。物によりますが数年単位の契約で利用するのが一般的です。また、リースでは中途解約も基本的にはできません。中途解約せざるを得ない場合には、違約金を請求されます。
そのため、数年以内に事業規模の大きく変わる可能性があるような場合には、リースは向かないかもしれません。
また、リースで使用するオフィス家具は自社の資産ではないため、リース期間終了後にリース会社に返却しなければなりません。その際に原状回復義務があります。それにより、加工するなどの手を加えて使用することはできません。
こうしたことから、購入するよりも自由度が低いと言えます。
オフィス家具レンタルを利用
オフィス家具を借りて利用する方法として、リースの他にレンタルという選択肢もあります。では、オフィス家具レンタルのメリットとデメリットについて見ていきましょう。
レンタルのメリット
レンタルはリースとよく似ていますが、数ヶ月から2年くらいまでの利用を想定しているサービスです。初期費用が安く不具合時に交換してもらえるメリットもあります。短期間でも利用できるため、ベンチャー企業やスタートアップ企業など、成長が著しい企業などにオススメです。
また、建設業の現場事務所などでもオフィス家具レンタルがよく利用されています。もともと数ヶ月程度しか使用しないため、リースでの利用はできませんがレンタルなら問題なく利用できます。あらかじめ決まっている工事期間のみ開設するということで、レンタル期間も決めやすいです。設置や回収などのサービスが付いているため、開設時と閉鎖時の手間も省けるでしょう。
この他に、従業員の増減が激しい企業でもオフィス家具レンタルが便利です。普段使用するデスクやチェアなどは購入やリースで用意し、足りなくなったときだけレンタルを利用することもできます。研修会を行うときだけ会議テーブルをレンタルするというような利用方法も可能です。
レンタルのデメリット
レンタルでは、選択肢はそれほど豊富でありません。リースと同様に自社の資産ではないため、勝手に手を加えられないなどのデメリットもあります。また、長期期継続して利用する場合には、費用がやや割高になってしまうかもしれません。
どちらかと言えば、短期間のみオフィス家具が必要な場合や発展途上の企業と相性のよいサービスです。
まとめ
オフィス家具は購入せずにリースやレンタルで利用する方法もあり、その中でもレンタルは短期間だけ利用したい場合にオススメです。設置や回収などのサービスもあり、壊れたときには交換もしてもらえます。起業してオフィスを立ち上げる際などにはぜひ、オフィス家具レンタルを利用してみてください。
