オフィスを開設するときにオフィス家具を一通り買い揃えるとなれば、それなりに費用がかかるでしょう。そこで、オフィス家具レンタルを利用するのも手です。ここでは、オフィス家具レンタルについて、メリットやデメリットを中心に説明していきます。
オフィス家具レンタルとは
オフィス家具レンタルというのは、あらかじめ期間を決めた上でオフィス家具を借りて利用できるサービスのことです。例えば、書庫やロッカーなどをレンタルでき、長期間使用するかどうか現段階ではまだ分からない場合におすすめです。事業規模を拡大したら、オフィス移転することもあるでしょう。オフィス家具を購入した場合には、オフィス家具の買い替えが必要になるかもしれません。その点、レンタルなら移転先に合わせてオフィス家具を変えやすく便利です。
リースとレンタルの違い
レンタルとよく似ているものとしてリースというサービスもあります。実際に、オフィス家具をリースで利用している企業は多いです。リースにするかレンタルにするか迷っている経営者の方もいるでしょう。
レンタルとリースは、どちらもオフィス家具を借りて使用するという点では共通しているサービスです。リースで利用しているオフィス家具は自社の資産にはならず、返却義務があるという点もレンタルと変わりません。
しかし、リースとレンタルでは契約内容が異なります。リースは基本的に数年単位の長期契約で利用するもので、1～2年程度までの短期間の利用にはあまり向いていません。ただし、リースの場合には新品を使用できます。そのため、どちらかと言えば、リースの方が購入に近いと捉えておいていいでしょう。
オフィス家具レンタルのメリット
オフィス家具レンタルには次のようなメリットがあります。
短期間だけの利用が可能
オフィス家具レンタルの契約期間は多くの業者で1ヶ月単位で決めることができます。そのため、短期間だけ利用できるのが1つのメリットです。
例えば、数ヶ月だけ一時的に人員が増えるようなときに、レンタルで必要なオフィス家具を増やすことができます。
レンタル中に壊れても安心
オフィス家具はそう頻繁に壊れるものではありませんが、稀にレンタル中に壊れてしまうこともあるかもしれません。そのようなときでも、壊れたままの状態で使用することはありません。レンタル業者に連絡すると、代替品に取り替えてもらえます。修理費用がかかることもないため安心です。
経理処理が楽
オフィス家具を購入すると固定資産として扱われる場合もあり、経理処理に手間がかかることも多いです。減価償却費の計上や固定資産税の申告など経理担当者の負担が増えてしまいます。
その点、オフィス家具レンタルなら、自社の資産にならないことから、経理処理もあまり手間がかかりません。レンタル費用を経費として計上するだけで済みます。
オフィス移転が楽
オフィス移転を行うときにも、レンタルなら搬出や搬入の作業をしなくて済みます。レンタル期間を移転のときまでにしておけば、業者が引き取りに来てくれるので手間を減らせるでしょう。移転先で使用するオフィス家具は、移転先の広さなどに合わせて新たにレンタルできます。
オフィス家具レンタルのデメリット
オフィス家具レンタルを利用する際には、次のようなデメリットも認識しておきましょう。
長期間の利用には向かない
オフィス家具レンタルは、どちらかと言えばオフィス家具を短期間だけ利用したい場合にメリットのあるサービスです。長期間利用する場合には、トータルのレンタル料金が、購入するよりも高くなってしまう可能性があります。
種類が少ない
オフィス家具レンタルの業者では、それほど豊富に種類を取り揃えているわけではありません。そのため、あまりしっくりくるデザインのオフィス家具が見つからないこともあるでしょう。大きさや機能などで問題がなければ、デザインに関しては多少の妥協は致し方ないこともあります。
中古品を使用することが多い
オフィス家具レンタルでは、基本的に中古品を使用します。そのため、新品を使いたい場合にはあまり向かないかもしれません。
どんな企業に向いているのか
次のような企業なら、オフィス家具レンタルがおすすめです。
新規設立の企業
新規設立の企業は、数年後には業績を伸ばして、もっと大きなオフィスに移転する可能性があるでしょう。そのため、最初のうちはオフィス家具を購入せずに、レンタルで利用するのがおすすめです。
支店を設けるとき
既存の企業でも、支店を新規で設けるときには、オフィス家具レンタルがおすすめです。レンタルを利用すれば、どんなオフィス家具なら使いやすいのか、実際に使用しながら模索できます。
開設直後はレンタルを利用して、ある程度落ち着いてきてから、長く使用するオフィス家具を購入するのがいいでしょう。
まとめ
オフィス家具レンタルは、短期間だけオフィス家具を使用したいときに便利なサービスです。経理処理が楽で、オフィス移転を行うときの手間も減らせます。
新規開業や支店を新設するときなどには、ぜひオフィス家具レンタルを利用してみてください。
